Utveckla kontoret och skapa en vibrerande mötesplats
Pandemins restriktioner ledde till hemarbete och ett nytt arbetsliv. Perioden gav insikter som gjorde att Avensia ville ta chansen att utmana den traditionella synen och funktionen på kontoret. Tillsammans med Patrik Haglund på inredningsarkitektbyrån Ideas berättar Avensias HR-direktör Åsa Afshari om hur bolaget kommer att testa nya idéer och skapa en ny modern mötesplats för medarbetarna.
Ett frö blev till liv
Avensia är ett expertbolag inom digital handel med huvudkontor i vår fastighet Posthornet i centrala Lund. Bolaget har vuxit snabbt de senaste åren, och finns bland annat i Helsingborg, Stockholm, Oslo och London. Precis som många andra fick Avensia ställa om till hemarbete och ett mer distribuerat arbetssätt, vilket också sådde ett frö om att en ny tillvaro var möjlig.
- Före pandemin hade Avensia kontoret som en självklar utgångspunkt, men vi upptäckte tidigt att det gick väldigt bra att både leda och arbeta på distans. Med dessa insikter ville vi ta chansen och skapa en ny, förbättrad vardag där distans och närvaro kan samspela på ett naturligt och kreativt sätt, berättar Åsa Afshari, HR-direktör på Avensia.
Snabbt inpå blev Avensias medarbetare inkluderade för att fastställa kontorets framtida roll. Med hjälp av en undersökning fick bolaget bättre förståelse för medarbetarnas behov och vad de vill ska fungera i arbetslivet och på kontoret. Medarbetarnas input var ett kvitto på att hemarbete ska fortsätta vara möjligt, samtidigt som kontoret är en viktig mötesplats för att umgås, bolla idéer och driva projekt framåt.
Ett kontor som ger plats för alla
För att omsätta idéerna till verklighet kontaktade Avensia oss på Wihlborgs och därpå kopplades inredningsarkitektsbyrån Ideas i projektet.
- Kontoret är en viktig del av vårt arbete med att stärka bolagets arbetsgivarvarumärke. Vi vill att kontoret ska vara vibrerande mötesplats som sömlöst förenar medarbetarnas behov med bolagets kultur och identitet. Avensias strategi att sätta medarbetaren i fokus – ”people business, people first” – ska manifesteras i alla utrymmen, möbler, färger och annat som skapar kontorets identitet, berättar Åsa Afshari.
- Den traditionella bilden om ett kontor som endast ger utrymme för möten och skrivbordsjobb är förlegad. Vi fokuserar på att skapa en ”Avensia-arena”, som ska i både fysiska och digitala rum ge plats åt individer med olika roller, personligheter och förutsättningar, berättar Patrik Haglund, arkitekt på Ideas.
Utöver de insatser och förändringar som görs på kontoret erbjuder Avensia alla medarbetare möjlighet att utrusta en hållbar distansarbetsplats i hemmet.
Till bolag som funderar på att förnya sitt kontor har Åsa och Patrik fem konkreta medskick:
1. Våga ta steget!
Funderingar om att förnya kontoret grundar sig ofta i verkliga behov. Det är därför viktigt att snabbt ta reda på vad ni vill förändra och hur det ska gå till.
2. Kunskapsutbyte är a och o
Var inte rädd för att dela med er av era egna insikter och ta hjälp av andra som erfarenhet av liknande projekt. Kunskapsutbyten ger nya perspektiv och skapar ofta en större förståelse för vad som behöver förändras.
3. Koppla in fastighetsägaren i processen
Ett gott samarbete med er fastighetsägare är viktigt för att driva projektet framåt. Många fastighetsägare har ett brett nätverk och kan hjälpa er att hitta experter som kan utveckla kontoret i rätt riktning.
4. Lyssna på medarbetarna!
Kontoret är till för medarbetarna, så de behöver vara med i varje steg som tas! Annars finns det en risk att ni missar vilka funktioner och delar kontoret behöver.
5. Uppmuntra flexibilitet.
Som arbetsgivare blir det alltmer viktigt att skapa en arbetsmiljö som möjliggör flexibilitet för att underlätta för medarbetare att få ihop livspusslet och att skapa engagemang och välmånde i hela organisationen.
Har du och ditt bolag också funderingar på att förnya kontoret?
Wihlborgs är en regionsbyggare och en relationsbyggare. Därför utvecklar vi kontor som möter kunders långsiktiga behov. Hör av er till oss så hjälper vi er med att utveckla idéerna och hitta rätt kontakter.
