Utvecklas med det flexibla kontoret

Visst är det spännande att flytta till en ny lokal. Ett nytt kontor kan bli en nystart för företaget och en energikick för dig och dina kollegor. Ett gammalt läge byts mot en ny horisont. Gamla vanor byts mot nya möjligheter. Men under tiden som du letar ny lokal funderar du säkert också på hur det nya kontoret ska utformas. Ska ni ha kontorsrum eller sitta i öppna landskap? Eller har ni kanske funderat på att börja arbeta aktivitetsbaserat? Oavsett vilket gäller det att tänka igenom och planera flytten, så att er nya lokal stödjer sättet ni vill arbeta, och låter verksamheten växa och utvecklas.

Det flexibla kontoret är indelat i zoner

På det flexibla kontoret finns inga fasta arbetsplatser, utan istället zoner för olika sorters aktiviteter. Samarbetszoner, tysta zoner och privata zoner, alla med olika karaktär och miljö. Medarbetarna väljer var de vill sitta beroende på aktuell uppgift. Det flexibla kontoret har blivit populärt bland många företag, bland annat för att det är så yteffektivt. Camilla Asplund är uthyrare hos Wihlborgs:

- Det gäller att ta reda på om det aktivitetsbaserade arbetssättet passar ert företag. Exempelvis, om medarbetarna har varierande uppgifter och dels arbetar i grupp, dels arbetar självständigt eller är ute hos kund, kan det flexibla kontoret passa utmärkt. Däremot är kostnadseffektiviteten en dålig huvudanledning. Visst kan ni kortsiktigt spara pengar på en mindre lokal, men om inte arbetssättet passar er verksamhet så kan ett aktivitetsbaserat kontor medföra fler nackdelar en fördelar. Det är viktigt att göra en noggrann analys av vilket arbetssätt som passar verksamheten och planera för hur man ska lyckas förändra arbetssättet om man väljer den vägen.

3 fördelar med det flexibla kontoret

Det finns många fördelar med att arbeta i en flexibel kontorslösning. Här är tre fördelar ni som företag kan dra nytta av genom att arbeta aktivitetsbaserat:

1. Stärkt gemenskap

I det flexibla kontoret byter medarbetarna ofta plats. Detta skapar spontana möten och interaktioner, vilket gynnar gemenskapen, företagskulturen och kunskapsutbytet.

2. Effektivisering av arbetet

Då det flexibla kontoret har särskilda utrymmen beroende på arbetsuppgift, blir också arbetet effektivare. Koncentrerat arbete kan utföras utan avbrott, och arbete i grupp kan ske i öppna ytor som uppmuntrar till kreativitet.

3. Bättre hälsa

I det flexibla kontoret rör medarbetarna ofta mer på sig, då tanken är att man byter arbetsplats flera gånger om dagen. Arbetet blir mindre stillasittande, vilket är positivt ur ett hälsoperspektiv.

Planera, planera, planera

Att utforma ert nya kontor kommer att kräva förberedelser och planering. Det är en bra idé att skapa en projektgrupp med förankring i både ledningen och bland medarbetarna, så att ni kan ta ställning till allt som påverkar kontorets utformning. Dels behöver ni ta hänsyn till företagets behov av funktionella lokaler, dels är det viktigt att ha en dialog med medarbetarna och lyssna på deras önskemål. Trots allt är det de som ska arbeta i lokalen.

- Jag rekommenderar att ni tar reda på så mycket ni kan, så tidigt i processen som möjligt. Till exempel kan ett studiebesök hos ett företag som redan sitter i en aktivitetsbaserad lokal vara värdefullt. Då kan ni få inspiration, och på ett handfast sätt känna efter vad som passar er. Ta gärna hjälp av oss fastighetsägare, eller koppla in en arkitekt med erfarenhet av aktivitetsbaserade kontor. Arkitekten är också en viktig part när ni sedan ska börja inreda kontoret till att passa just era specifika önskemål, avslutar Camilla Asplund.

Med rätt förberedelser lägger ni grunden för ett aktivitetsbaserat arbetssätt, på era villkor. För bästa resultat gäller det att ta fram ett koncept som stödjer just er verksamhets specifika önskemål och arbetssätt. Lycka till med ert flexibla kontor!